Data adalah kumpulan informasi yang dapat dianalisis dan diproses untuk menghasilkan pengetahuan. Data dapat berupa angka, teks, gambar, atau suara yang memiliki makna tertentu. Sementara itu, dokumen adalah bentuk fisik atau digital dari informasi yang disusun dalam format tertentu, seperti laporan, surat, atau presentasi. Dokumen berfungsi sebagai sarana komunikasi dan penyimpanan informasi yang penting dalam berbagai konteks, baik bisnis maupun akademis. Untuk mendapatkan data dan dokumen, ada beberapa metode yang dapat digunakan. Pertama, data dapat diperoleh melalui survei atau penelitian yang dilakukan secara langsung. Kedua, dokumen juga dapat diakses melalui sumber online, seperti database, perpustakaan digital, dan situs web resmi. Selain itu, organisasi sering kali memiliki repositori internal yang menyimpan dokumen penting yang dapat diakses oleh karyawan.
Mengelola data dan dokumen memerlukan sistem yang baik untuk memastikan informasi dapat diakses dengan mudah dan aman. Salah satu cara adalah dengan mengkategorikan dokumen berdasarkan jenis atau tema, serta menggunakan sistem penamaan yang konsisten. Selain itu, penting untuk melakukan backup data secara berkala dan menggunakan kontrol versi untuk melacak perubahan dokumen. Penggunaan metadata juga dapat membantu dalam pengorganisasian dan pencarian dokumen yang lebih efisien.
Ada berbagai aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat dan mengelola dokumen. Beberapa aplikasi populer termasuk Microsoft Word dan Google Docs untuk pengolahan kata, serta Microsoft Excel dan Google Sheets untuk pengelolaan data. Untuk manajemen dokumen yang lebih kompleks, aplikasi seperti Microsoft SharePoint dan Dropbox dapat digunakan untuk kolaborasi dan penyimpanan cloud. Selain itu, aplikasi manajemen proyek seperti Trello dan Asana juga dapat membantu dalam pengelolaan dokumen terkait proyek.